Alanınız nedir? Veya hangi iş ile ilgileniyorsunuz?
İlgilendiğiniz iş veya mesleğiniz ne olursa olsun o alanda yapılan güzel etkinlikler bu alana olan tutkunuzu daima pekiştirir. Gittiğiniz etkinliklerde, oluşan network ortamları, sizin gibi olan insanları görmek bağlılığınızı arttırır ve dahası sizi üretmeye teşvik eder.
Yenilen güzel ikramlar, havalı isim kolyeleri hatta etkinliğe katılan konuşmacıların statüsü dahi sizi gururlandırır. Adeta kusursuz bir tablo gibidir; her şeyin düşünüldüğü ve öneminizin hissettirildiği bir ortam…
Peki arka planda dönen olaylardan haberiniz var mı? Ya da acaba ben böyle bir etkinlik yapmak istesem nasıl olurdu, diye düşündünüz mü hiç?
Bu gün size bu etkinliklerin organizasyon aşamasında A’dan Z’ye neler oluyor, böyle bir etkinlik yapmak isteseniz nereden başlamalısınız ve neler yapmalısınız ondan bahsedeceğim.
Başlamadan önce belirtmeliyim ki anlatacaklarımın hepsi benim tecrübelerimin sonucunda elde ettiğim bulgular. Eksik veya fazla olarak gördüğünüz kısımları benimle paylaşmaktan çekinmeyin:)
Aşamalar:
- Etkinliğin Taslağını ve Hedeflerimizi Belirleyelim
- İyi Bir Ekip Kuralım
- Görev Dağılımını Yapalım
- Sosyal Medya ve Büyülü Tasarımlar
- Dört Kolla Sponsorluk
- Konuşmacıları Bulalım
- Medya ve Duyuruların Önemi
- Yerel Markaları Sevgiyle Kucaklayalım
Etkinliğin Taslağını ve Hedeflerimizi Belirleyelim
Bir etkinlikte en kritik aşama burasıdır. Çünkü sahnede gördüğünüz her şey, aslında burada alınan kararların sonucudur.
Bir etkinlikte en kritik aşama burasıdır. Çünkü sahnede gördüğünüz her şey, aslında burada alınan kararların sonucudur.
Daha önce bir etkinlik organize ederken bütçe sıkıntısı yaşadığımız için isimlikleri iptal etmek zorunda kalmıştık. O an mantıklı bir karar gibi görünmüştü. Ancak etkinlik başladığında bunun bir hata olduğunu çok net fark ettik. Çünkü isimlikler sadece bir detay değil; insanların kendilerini o yapının bir parçası gibi hissetmesini sağlayan güçlü bir araçtır.
İsimlik takan bir birey, o an sadece bir katılımcı değildir. Kendini o etkinliğin içinde konumlandırır, görünür hisseder ve aitlik duygusu gelişir. Sürekli olarak “ben buranın bir parçasıyım” mesajını taşır.
Üstelik bu tür detaylar etkinlik anıyla sınırlı kalmaz. İnsanlar anı biriktirmeyi sever. Eve gittiklerinde o isimliği saklar, belki bir defterin arasına koyar ya da bir köşeye iliştirir. Böylece etkinlik, fiziksel olarak bitse bile zihinsel olarak yaşamaya devam eder. Ona ne zaman baksa etkinlikte yaşadıkları aklına gelir.( Bu yüzden yaşadıklarının iyi olması önerilir.)
Bu yüzden etkinlik taslağı oluşturulurken aslında katılımcıların buna nasıl bakacağı ve bunun etkinlik için nasıl faydalar sağlayacağı dikkatle düşünülmelidir.
Bu noktada elinize bir kağıt kalem alın ve şu başlıkları yazın:
- Bu etkinliğin olayı ne olacak, insanlar buraya ne için gelecek?
- Bu etkinlikte zorunlu olarak neleri yapmalıyım? (Örneğin mekan, konuşmacılar vb.)
- Bu etkinlikte neredeyse zorunlu gibi olan şeyler? (İkramlıklar/İçecekler, isimlikler vb.)
- Bu etkinlikte yapmazsam problem olmayan, ama yaparsam da etkinliğe level atlatacak şeyler? (Eşantiyon, hediyeler vb.)
Bu başlıkların altını bir güzel doldurun.
Etkinlik tarihini ise okulların açık olduğu dönmelere getirmeniz iyi olur, çünkü bu aslında etkinliğinize dahil olacak dinamik bir enerji demek olur. (Sınav dönemlerine denk getirmemeniz de iyi olur. Gençler böyle etkinliklere katılmayı çok seviyor, nereden bildiğimi sormayın:) Ve eğer yemek desteği sunmayacaksanız, yemek saatlerine denk getirmemeniz önemlidir. Çünkü bu insanların etkinliğe aç gelmesi anlamına gelir; buda etkinlikten erken ayrılmalara, agresif bir enerjiye ve yorgun bir kitle oluşturmaya sebep olur.
Son olarak, tüm bu başlıkları oturttuktan sonra yüzeysel bir araştırma yapın. Fiyatlar nedir? Belediyeler destek verir mi? 0 bütçeyle mekân bulunabilir mi? Hangi konuşmacılara ulaşabilirsiniz?
Ama burada takılı kalmayın. Amacımız sadece etkinliği oluşturan kişi olarak genel bir bilgiye sahip olmaktır.
Ve en önemlisi kafanızdaki etkinliği bir düşünün; Bu sizin hedefiniz olsun ve tüm süreç boyunca buna yaklaşmaya çalışın.
İyi Bir Ekip Kuralım:
İyi bir ekip bir odayı güzelleştiren çiçekler gibidir. Zinde, liyakatli, cesur üyelerden oluşan bir ekip düşünün; konuşulur, kazanmak için yarışılır, üretir, dönüştürür…
Böyle bir ekibin yapabileceklerinin sonu yoktur. Gerçekten iyi bir ekip kurduğunuzu düşünüyorsanız, yanında bonus bir özellik de olur çoğu zaman. Her zaman daha iyi üyelere sizi ulaştırır ve hatta tıpkı yağ ve suyu ayıran bir ayırma hunisi gibi kendileri gibi olmayan üyelerden ister istemez kolaylıkla sıyrılabilirler.
Bu ekip üyelerini nereden bulabilirsiniz?
Üniversitelerden.
Örneğin futbol alanında bir etkinlik düzenleyecek olsaydık, ekip üyelerini bulmak için öncelikle dikkat çeken, özenle hazırlanmış bir Google Form oluştururduk. Bu form yalnızca başvuru toplamak için değil, aynı zamanda başvuran kişinin bakış açısını, motivasyonunu ve sorumluluk alma kapasitesini ölçmek için bir filtre görevi görmelidir.
Ardından şehrimizde bulunan üniversiteleri analiz ederiz. Bu üniversitelerdeki spor bilimleri, beden eğitimi, iletişim, organizasyon yönetimi gibi bölümleri belirler ve doğrudan bu hedef kitleye ulaşırız. Ancak burada kritik bir hata yapılmamalıdır: Sadece “ilgili bölümde okuyan” insanları seçmek, iyi ekip kurmak için yeterli değildir.
Bunun yanında bu üniversitelerin itiraf sayfaları ve öğrenci kulüplerinin sosyal medya hesapları önemli bir kaldıraçtır. Bu sayfalara ulaşarak niyetimizi açık ve net bir şekilde ifade edebilir ve bizim için paylaşım yapmalarını talep edebiliriz. Bu noktada yalnızca paylaşım istemek yetmez; hali hazırda hazırladığımız başvuru formunu destekleyecek, dikkat çekici ve profesyonel bir post tasarlamak gerekir. Güçlü bir görsel ve net bir mesaj ile yapılan çağrılar, başvuru sayısını doğrudan artıracaktır.
Asıl mesele, doğru insanı bulmaktır.
Asıl mesele, doğru insanı bulmaktır.
Bu yüzden süreci iki aşamalı düşünmek gerekir. İlk aşama geniş bir havuz oluşturmak, ikinci aşama ise bu havuzu daraltmaktır. Başvurular geldikten sonra; sorumluluk bilinci yüksek, iletişim gücü kuvvetli ve gerçekten katkı sunmak isteyen adaylar ayrıştırılır.
Görev Dağıtımını Yapalım
Hedefler belirlendi, ekip kuruldu. Şimdi en kritik operasyonel aşamaya geldik: görev dağılımı.
Burada yapılan en büyük hata ya uyumlu bir görev dağılımı olmaması yada herkesin her işi yapmaya çalışmasıdır. Bu problemi kökten çözmek için, tıpkı bir dolabı düzenleyen düzenleyiciler gibi komiteler oluşturmalısınız.
- Tasarım ve Sosyal Medya Komitesi:
Tüm görsel içerikleri üretir, postları hazırlar, etkinliğin dijital yüzünü yönetir. Etkinliğin “ilk izlenimi” bu ekipten çıkar. - Sponsorluk Komitesi:
Markalarla iletişime geçer, iş birlikleri kurar, destek bulur. 0 bütçeli bir etkinliği mümkün kılan ekip burasıdır. - İletişim ve Destek Komitesi:
Katılımcılarla iletişimi sağlar, başvuruları takip eder, etkinlik günü akışı yönetir. Kriz anlarında en kritik rolü oynar. - Organizasyon ve Operasyon Komitesi:
Mekân, zamanlama, ekipman, akış planı gibi tüm fiziksel süreci yönetir. Etkinliğin sahadaki bel kemiğidir.
Bu komiteleri oluşturduktan sonra her komitede öne çıkan kişileri komite sorumlusu olarak konumlandırmanız, komite içinde dönen çalışmaların sonucunu öğrenmek açısından önemlidir.
Ayrıca haftalık kısa toplantılar yaparak süreci kontrol altında tutabilirsiniz. Herkes ne yaptığını bilmeli, kimse boşlukta kalmamalıdır.
Önemli bir husus vardır: Ekip arkadaşlarınızın size başvurmuş olması, tek başına bağlılık oluşturmaz. Bağlılık zamanla inşa edilir ve bilinçli şekilde beslenmesi gerekir. Bu bağı güçlendirmek için onlara değer verdiğinizi hissettirmelisiniz. Küçük ama etkili adımlar burada fark yaratır. Örneğin ekip üyelerine küçük hediyeler verebilir, birlikte bir yemek organize edebilir ya da emeklerini görünür kılacak jestler yapabilirsiniz.
Eğer maddi imkânlarınız yoksa bile bu süreci güçlü yönetebilirsiniz. Ekibe hoş geldin paylaşımları hazırlamak, belirli aralıklarla onları arayıp yaptıkları işleri takdir ettiğinizi açıkça ifade etmek, doğum günlerini kutlamak düşündüğünüzden çok daha büyük bir etki yaratır.
Sosyal Medya ve Büyülü Tasarımlar
Görünürlük en önemli şeydir.
Yerel bir markanın üniversite elçisi olduğum dönemde, şehrimde bir teknoloji etkinliği düzenlemeye karar verdim. Zaten hâlihazırda bir ekibim vardı ama onlarda gözlemlediğim motivasyon eksikliğinden dolayı bu konuyu netleştirene kadar süreci tek başıma yürütme kararı aldım. (Buradaki amacım, onlara bu etkinliği biraz daha hazır bir şekilde sunarak daha sonraki etkinlikler için motivasyonlarını artırmaktı.) Bir bilim merkezi ile görüşüp planımdan bahsettim ve bize bu konuda eğitim verebileceğimiz bir mekân sağlayıp sağlayamayacaklarını sordum. Beni kırmadılar; büyük bir alanı 8 saatliğine bize tahsis etmeyi kabul ettiler, hatta bunun yanı sıra alanında uzman bir mühendisin eğitmenlik yapabileceğini de belirttiler. Plan şuydu: 8 saatlik süre içinde bir oyun yazacaktık.
Artık en önemli iki şey tamam olduğu için bu işin üstesinden en iyi şekilde gelmem gerekiyordu. Bu süreç bizim için zorlu ama başarılı geçmişti. Yemek sponsoru bulmuştuk, tatlı sponsoru bulmuştuk, atıştırmalık sponsoru bulmuştuk, içecek sponsoru ve hatta hediye sponsoru bile bulmuştuk. Artık geriye sadece hedef kitleyi bulmak kalmıştı. Sosyal medya ve tasarımlar burada devreye girdi. Bu noktada sosyal medyayı o kadar yoğun ve güçlü kullandık ki 40 kontenjan belirlediğimiz bu etkinliğin formunu 200’ü aşkın başvuru varken kapattık ve kontenjanı 80’e çıkardık. Bu süreçte kulüp gruplarında duyuru yapmış, itiraf sayfalarında hikâye paylaştırmıştık ve 1 hafta sonra istediğimiz kitle ile sürecin çoğunu başarıyla tamamlamıştık. Üstelik bu zaman dilimi öğrencilerin sömestir tatiline denk gelmişti.
Eğer o zaman sosyal medyayı ve onun için yaptığımız tasarımları bu kadar önemli bir yere konumlandırmasaydık bu kadar yüksek bir katılım ve talep olur muydu, bilmiyorum.
İşte bu yüzden, organize etmek istediğiniz etkinliğin sosyal medya ve tasarım boyutunu asla yabana atmayın; hatta başından sonuna kadar aktif bir şekilde kullanın derim.
İşte bu yüzden, organize etmek istediğiniz etkinliğin sosyal medya ve tasarım boyutunu asla yabana atmayın; hatta başından sonuna kadar aktif bir şekilde kullanın derim.
O etkinlikten sonra okulumuzun rektör yardımcı bize ulaştı ve bizi takdir etti ve sonraki süreçlerde maddi ve manevi tüm desteklerinin bizim arkamızda olduğunu belirttiler. Bunun yanında onlarca değerli insanla tanışma onuruna erişmiştik. Bu kadar güzel insanı bize getiren şeyde sosyal medyanın büyük etkisi vardı.
Ve hatta benim şuan burada yazı yazmamın da sosyal medyanın etkisi var…
- Kuruluşunuzun ya da etkinliğin bir Instagram ve Tiktok hesabı olmalı muhakkak. ( Tiktok gelişmiş algoritması nedeniyle sizi daha ön plana çıkarır.)
- Tasarımlarınızı hedef kitlenize göre seçin. 25–30 yaş arasında hitap ediyorsanız güncel ama çok dağınık olmayan tasarımlar tercih edebilirsiniz, 18–20 yaş arasına hitap ediyorsanız Tiktok akımlarından yararlanabilir, biraz daha popüler ve cool tasarımlara odaklanabilirsiniz. (Fikir edinmek açısından Pinterest, Canva/şablonlar gibi platfomlara göz atabilirsiniz.)
- Hazırladığınız her tasarımın veya açıklama metninin sonunda kullanıcıya ne yapması gerektiğini söyleyin. “Biolink’teki forma tıkla”, “Detaylar için kaydet”, “Arkadaşınla paylaş” veya “Düşüncelerini yorumlarda belirt” gibi net yönlendirmeler, içeriğin dönüşüm oranını doğrudan artırır.
- Etkileşimi tek taraflı bırakmayın. Gelen yorumlara hızlı ve samimi yanıtlar verin, hikayelerde anketler, testler ve “Soru Sor” kutucukları kullanarak takipçilerinizi sürece dahil edin.
Devamına bundan sonraki ilk yazıdan ulaşabilirsiniz.